Como um planejamento de comprar ajuda sua empresa na redução de custos?

Garantir a eficiência em seus processos de compras proporciona uma série de reações em cadeias positivas para toda a sua organização. Os objetivos do planejamento de compras vão muito além da crença tradicional de que o principal papel das aquisições é obter bens e serviços em resposta às necessidades internas e com o menor preço possível.

Na verdade, um processo de aquisição bem-sucedido visa otimizar todas as características do negócio para criar valor comercial significativo e aumentar a lucratividade. Existem várias maneiras de como o planejamento de compras pode melhorar o processo de aquisição. Algumas são pequenas mudanças que focam na melhoria de parte do processo. A partir daí, outras mudanças importantes se seguem até melhorar todo o processo de compras.

Com isso em mente, o artigo a seguir pretende mostrar alguns exemplos de maneiras sobre como o planejamento de compras ajuda a sua organização a reduzir custos e aumentar a competitividade. Confira!

Incorporando um sistema de gerenciamento de compras

A tecnologia é a maior aliada da empresa que deseja reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos de compras. Uma maneira de usar a tecnologia para melhorar os procedimentos de aquisição é incorporar um sistema de gerenciamento de compras e contratos.

Vamos admitir: gerenciar compras e contratos pode ser demorado e exaustivo, principalmente para empresas menores. No entanto, mesmo grandes operações que costumam trabalhar com centenas de fornecedores podem ter dificuldades para gerenciar cada processo, cotação, aquisição, registro e contrato.

O uso de um sistema de gestão de compras permite que a sua empresa realize um planejamento de compras sistematicamente eficiente, com registros confiáveis de cada operação, cálculos de custos e impostos, cotação eficiente entre diferentes fornecedores e cadastros detalhados. Além, é claro, de gestores de contratos de compras que permitirão que você esteja sempre atualizado e informado sobre cada detalhe desses acordos.

Treinamento e desenvolvimento de profissionais de compras

O treinamento e o desenvolvimento continuam sendo um dos principais fatores que levam a um negócio de sucesso. Um projeto de três anos de pesquisa encomendado pelo Instituto de Aprendizagem da Middlesex University, de Londres, concluiu que, de uma amostra de 4300 trabalhadores, 74% achavam que não estavam atingindo todo o seu potencial no trabalho devido à falta de oportunidades de desenvolvimento. O resultado dessa pesquisa destaca a importância do treinamento e desenvolvimento para garantir a continuidade e produtividade dos negócios.

Dessa forma, a capacitação dos profissionais envolvidos no processo de compras beneficia não apenas a evolução pessoal dos funcionários, mas também a produtividade e a lucratividade da empresa como um todo e deve ser parte integrante do planejamento de compras. Além disso, cria uma imagem mais positiva sobre o negócio, permite manter uma vantagem competitiva e leva a uma maior satisfação do cliente, custos mais baixos e crescimento mais rápido.

O surgimento de soluções inovadoras de treinamento está sendo cada vez mais adotado pelas principais para seus setores de compras. Por exemplo, soluções de e-learning de alto impacto combinado com simulações em que os funcionários podem aplicar o que estão aprendendo em suas funções. Esse tipo de instrumento de aprendizado também potencializa a comunicação eficaz, aumento na produtividade e permite que os funcionários tomem as melhores decisões para o progresso da empresa.

Manter bons relacionamentos com os fornecedores

Um planejamento de compras eficiente passa, obrigatoriamente, pela construção e manutenção de um bom relacionamento com os fornecedores. É claro que uma solicitação de aquisição pode ser enviada a novos fornecedores sempre que você precisar de um produto ou serviço, mas a construção de uma relação sólida pode demorar muito tempo.

Ter que começar tudo de novo toda vez que você precisar emitir uma solicitação de cotação envolve um longo processo de pesquisar cada novo fornecedor, aprender sobre sua posição na indústria e identificar suas táticas de negociação. Para evitar que isso aconteça, é melhor manter um bom relacionamento com um grupo de fornecedores em quem você pode confiar.

Simplificar a aquisição dessa maneira tornará seu trabalho mais eficiente, simplificando o seu planejamento de compras. Além disso, também pode melhorar a imagem da sua empresa diante dos fornecedores em potencial, pois o boca a boca entre empresas do mesmo ramo é um fator extremamente relevante na construção de bons relacionamentos.

Reduzir Despesas

Uma das qualidades mais apreciadas nos profissionais de compras é a capacidade de reduzir custos e obter os itens de que a empresa para a qual ele trabalha precisa. A única pergunta que vem à mente é: como?

A chave é pensar cuidadosamente antes de fazer uma compra. Parece fácil, mas qualquer profissional de compras entenderá esse ponto, pois eles poderão se sentir tentados a criar pedidos de compra para cada solicitação que venha à sua mesa. É aqui que está a armadilha, levando a gastos desnecessários.

É por isso que um bom planejamento de compras passa por pesquisa, identificação das necessidades reais da organização, gerenciamento de estoque, reciclagem de recursos, potencialização máxima do uso dos serviços contratados.

Análise e negociação

Qualquer planejamento de compras eficiente sabe que, em muitos casos, precisa criar pontes frágeis entre o planejamento e a execução de projetos, lidando com vários fornecedores e negociando os melhores acordos. Para aproveitar ao máximo essas possibilidades, elas devem ser aplicadas a mais de uma área nos processos ligados a compras e gestão. Por exemplo, uma compreensão profunda dos dados quantitativos é essencial para tomar a melhor decisão financeira para uma aquisição que a sua empresa precisa fazer.

Um planejamento de compras eficiente precisa, portanto, criar condições para que os executivos e demais gestores possam ter argumentos e recursos ao renegociar um contrato ou fechar acordos com novos fornecedores. A luta é entre fazer o melhor negócio para a empresa e, ao mesmo tempo, garantir que um bom relacionamento seja estabelecido com os fornecedores.

É por isso que o planejamento de compras precisa usar simulações avançadas e conversar bastante com os fornecedores antes de apresentar o relatório final.

Conclusão

Um processo de aquisição eficaz melhorará a lucratividade e competitividade de uma organização e aumentará a eficiência de todos os outros processos. Isso, definitivamente, adicionará um valor significativo à sua organização como um todo.